Laatste bijwerking : [datum]
MomentBox hecht bijzonder belang aan de bescherming van uw gegevens. Dit beleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft, overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG — Verordening EU 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
[volledig adres]
KBO : [BE 0XXX.XXX.XXX]
E-mail : contact@momentbox.be
Telefoon : 0495/47.42.25
2. Verzamelde gegevens
a) Wanneer u een offerte aanvraagt of reserveert
Naam en voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres van het evenement, datum en type evenement, benaderend aantal gasten, voorkeuren inzake formule en opties, elementen nodig voor de personalisatie (logo, voornamen, teksten), en desgevallend facturatiegegevens (adres, ondernemingsnummer).
b) Wanneer u ons contacteert
De gegevens die u ons spontaan bezorgt via formulier, e-mail, telefoon of berichtendienst.
c) Foto's genomen tijdens uw evenement
De foto's genomen door de photobooth vormen persoonsgegevens (beeld van personen). De verwerking ervan wordt behandeld in punt 6 hieronder.
d) Navigatiegegevens
Zie punt 8 over cookies.
3. Doeleinden en rechtsgronden
| Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|
| Beantwoorden van een offerte- of informatieaanvraag | Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) |
| Uitvoeren van de geboekte prestatie (levering, installatie, personalisatie) | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Opmaken en bewaren van facturen en boekhoudkundige stukken | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) |
| Terbeschikkingstelling van de fotogalerij aan de deelnemers | Uitvoering van de overeenkomst / toestemming |
| Occasioneel versturen van informatie of commerciële opvolging aan onze klanten | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f), met recht van verzet op elk moment |
| Gebruik van foto's voor promotiedoeleinden (website, sociale media) | Uitdrukkelijke en afzonderlijke toestemming (art. 6.1.a) |
4. Ontvangers
Uw gegevens worden niet verkocht, verhuurd of overgedragen aan derden voor commerciële doeleinden.
Zij kunnen uitsluitend meegedeeld worden aan :
- onze webhostingprovider : [naam] ;
- onze tool voor e-mailverzending en galerijen : [naam] ;
- onze boekhouder en ons facturatieprogramma ([Accountable]) ;
- de belastingadministratie of een gerechtelijke overheid, op wettelijk verzoek.
Wanneer een dienstverlener buiten de Europese Unie gevestigd is, wordt de doorgifte geregeld door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Bewaartermijnen
- Offerteaanvragen zonder gevolg : 2 jaar vanaf het laatste contact.
- Klantendossiers (overeenkomst, gegevens, details van het evenement) : 10 jaar vanaf het einde van de prestatie, de duur van de contractuele verjaring.
- Boekhoudkundige stukken en facturen : 7 jaar, overeenkomstig de Belgische wettelijke verplichting.
- Foto's van het evenement : zie punt 6.
- Cookies : zie punt 8.
6. Foto's genomen door de photobooth
Dit punt verdient bijzondere aandacht, aangezien het het beeld van uw gasten betreft.
Wie is verantwoordelijk ?
Tijdens het evenement treedt MomentBox op als technische verwerker voor rekening van de organiserende klant. Het is de organisator die zijn gasten informeert over de aanwezigheid van een photobooth en over het gebruik dat van de foto's zal worden gemaakt.
Wat wij met de foto's doen
- De foto's worden ter plaatse afgedrukt en onmiddellijk aan de deelnemers overhandigd.
- Een digitale kopie wordt ter beschikking gesteld van de organisator via een private online galerij, toegankelijk via link of code, gedurende [30] dagen.
- Het versturen van een foto per e-mail gebeurt uitsluitend op vraag van de deelnemer, die zelf zijn adres invoert. Dat adres wordt uitsluitend gebruikt voor het versturen van de foto en nadien verwijderd.
Wat wij niet doen
Wij gebruiken de foto's van uw evenement nooit voor promotie, portfolio of publicatie op sociale media zonder een schriftelijk, uitdrukkelijk en afzonderlijk akkoord van de organisator én van de identificeerbare personen op het beeld. Het uitblijven van een antwoord geldt niet als akkoord.
Verwijdering
De bestanden worden uiterlijk [90] dagen na het evenement van onze servers en dragers verwijderd. Een vervroegde verwijdering kan op elk moment gevraagd worden via contact@momentbox.be en wordt binnen 30 dagen uitgevoerd.
7. Beveiliging
Wij nemen redelijke technische maatregelen : toegang tot de bestanden beveiligd met een wachtwoord, private niet-geïndexeerde galerijen, materiaal onder toezicht tijdens de prestaties, versleutelde back-ups, toegang beperkt tot de zaakvoerder alleen. Aangezien geen enkel systeem onfeilbaar is, verbinden wij ons ertoe elke inbreuk op gegevens binnen 72 uur te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokken personen te informeren wanneer het risico dat rechtvaardigt.
8. Cookies
De website gebruikt :
- Strikt noodzakelijke cookies voor de werking van de website (navigatie, formulieren). Zij vereisen uw toestemming niet.
- Cookies voor publieksmeting [desgevallend : Google Analytics / Plausible], bedoeld om het websitebezoek te begrijpen. Zij worden pas geplaatst na uw toestemming, verzameld via de informatiebanner.
U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via [de link voor cookiebeheer] of uw browser instellen om cookies te weigeren. Maximale bewaartermijn : 13 maanden.
9. Uw rechten
U beschikt, kosteloos en op elk moment, over de volgende rechten :
- toegang tot uw gegevens ;
- rechtzetting van onjuiste gegevens ;
- wissing (« recht op vergetelheid »), binnen de grenzen van onze wettelijke bewaarplichten ;
- beperking van de verwerking ;
- verzet, met name tegen elke commerciële prospectie ;
- overdraagbaarheid van uw gegevens ;
- intrekking van uw toestemming, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
Om deze rechten uit te oefenen : contact@momentbox.be, met een identiteitsbewijs indien er redelijke twijfel bestaat. Wij antwoorden binnen een maand.
10. Klacht
Meent u dat uw rechten niet gerespecteerd worden, dan kunt u een klacht indienen bij :
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Wijzigingen
Dit beleid kan aangepast worden. De toepasselijke versie is die welke op de website gepubliceerd is op de datum van uw aanvraag.